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La permanence téléphonique est un mode de communication non négligeable pour les entreprises. Quels que soient la taille, le domaine d’activité ou les prestations d’une firme en effet, ses clients ont tendance à la contacter par téléphone. Cette solution avantageuse lui permet évidemment de fournir un accueil de qualité et de répondre rapidement à toutes les requêtes. C’est pourquoi ce premier contact doit absolument faire l’objet de l’attention des dirigeants et chefs d’entreprises. Comment mettre en place une permanence téléphonique ? Quels en sont les avantages ?
Mise en place de la permanence téléphonique : les essentiels
Plusieurs étapes sont à prendre en compte pour communiquer efficacement par téléphone avec ses clients ou prospects. La mise en place d’un tel projet est capitale afin de définir la bonne solution. Le secrétariat téléphonique à distance constitue par exemple l’une des meilleures options offrant le plus d’avantages. Quelle que soit la structure de l’entreprise certes, ce service de permanence téléphonique reste efficace et avantageux.
Une offre de secrétariat téléphonique à distance adaptée
Avec le large panel de services fourni par les prestataires de secrétariat téléphonique, l’entreprise doit définir précisément ses besoins. Ce projet étant d’une grande envergure, elle doit effectivement déterminer les prestations adaptées. Entre le choix d’un call center ou d’un télésecrétaire indépendant, il lui faut par conséquent tenir compte du nombre d’appel réceptionné et de demandes à traiter par jour. En plus de l’accueil téléphonique, les professionnels du domaine ont également la possibilité de prendre en charge la gestion de rendez-vous, l’envoi de courriers ou la rédaction de comptes rendus.
Une permanence téléphonique à distance de qualité
La qualité de l’accueil téléphonique reflète la manière dont une entreprise traite sa clientèle. C’est donc un critère de choix non négligeable lors de la sélection d’un prestataire. Pour s’assurer s’il s’agit du bon partenaire, il est nécessaire d’évaluer son expertise dans le domaine, notamment ses années d’expérience et le profil de ses clients (PME, TPE, etc.). S’il s’agit d’un télésecrétaire, ses qualités personnelles et professionnelles sont bien entendu à considérer. Dans le cas d’une firme spécialisée dans l’externalisation de services, il est par ailleurs important de vérifier les prestations qu’elle propose.
Un télésecrétariat selon les normes
Après avoir défini ses besoins et choisi son prestataire, une entreprise doit désormais réaliser la mise en place opérationnelle de ce nouveau service. Il lui faudra par conséquent procéder aux formalités administratives. En effet, elle devra vérifier si le contrat de prestation est en bonne et due forme. La nature des prestations, les plages horaires, la formule de tarification ou encore la durée de l’opération sont des détails importants à considérer. Dans le cas d’un télésecrétaire, un bon de commande ou un devis est suffisant pour établir un partenariat.
Un secrétariat téléphonique en interne et ses contraintes
La mise en place d’une permanence téléphonique au sein d’une société est plus ou moins complexe par rapport à une solution à distance. Il faut d’abord disposer d’un local pour aménager le matériel informatique et également avoir les ressources humaines. Mis à part les dépenses destinées à l’espace requis et au recrutement, il est aussi nécessaire de prévoir un budget spécifique pour l’acquisition de matériel : téléphone, logiciel, agenda, etc.
Mise en place de la permanence téléphonique : les avantages
Si les critères indispensables à l’intégration de cette solution sont nombreux, ses avantages le sont d’autant plus. Cependant, force est de constater qu’il est préférable de choisir cette option en externe plutôt qu’en interne afin de profiter de ses meilleurs atouts. Si c’est le cas, la firme qui en aura recours pourra alors faire de réelles économies. Les tarifs flexibles proposés par les centres d’appels, en fonction du nombre d’appels réceptionnés par exemple, minimiseront notamment ses charges.
La mise en place d’une permanence téléphonique est aussi de mise pour fournir un accueil de qualité à sa clientèle. C’est ainsi qu’elle pourra acquérir une image fiable et professionnelle. Bien entendu, l’expérience des professionnels du centre d’appels ou des télésecrétaires indépendants représente une plus-value pour la notoriété de l’entreprise. Leur réactivité et leur disponibilité constituent en outre un atout indispensable afin qu’elle se focalise véritablement sur le cœur de son activité.
